แนวทางดำเนินการในการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี (“การประชุมAGM”) ของบริษัทจดทะเบียนภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (“COVID-19”)

สืบเนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมAGM ของบริษัทจดทะเบียนที่จะต้องจัดขึภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นสุดรอบปีบัญชีของบริษัท ดังนั้น เพื่อให้บริษัทจดทะเบียนสามารถดำเนินการจัดประชุม AGM ได้ตามที่กำหนดไว้ในกฎหมายภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว ตลาดหลักทรัพย์ฯ จึงขอเผยแพร่แนวทางดำเนินการในการจัดประชุมAGM ของบริษัทจดทะเบียน ดังนี้

1. การจัดประชุม AGM จำเป็นจะต้องมีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมครบเป็นองค์ประชุมตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย คือ มีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมจำนวนไม่น้อยกว่า 25 ราย และผู้ถือหุ้นดังกล่าวต้องถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 3 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้ทั้งหมด (องค์ประชุมดังกล่าวถือเป็นเกณฑ์ขั้นต่ำตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย)

2. เนื่องจากการจัดประชุม AGM จะเป็นการรวมกันของคนหมู่มาก ซึ่งเป็นปัจจัยเสี่ยงต่อการแพร่ระบาดของ COVID-19 ดังนั้น เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 บริษัทจดทะเบียนจึงควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงให้ผู้ถือหุ้นพิจารณาถึงแนวทางการมอบฉันทะโดยผู้ถือหุ้นให้แก่กรรมการอิสระ แทนการเข้าร่วมประชุม AGM ด้วยตนเอง 

3.ในกรณีที่บริษัทจดทะเบียนจะมีการอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมให้แก่ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมด้วยตนเองได้มีส่วนร่วมในการประชุมAGM บริษัทจดทะเบียนอาจจะพิจารณาจัดให้มีการเผยแพร่การประชุม AGM ผ่านทางช่องทางต่าง ๆ เช่น Facebook Live, WEB Ex, Zoom, Webinarเป็นต้น รวมถึงอาจจะจัดให้มีการเปิดรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมจากผู้ถือหุ้นผ่านทางช่องทางต่าง ๆ ก่อนหรือในระหว่างการประชุม AGM ด้วยก็ได้ และบริษัทจดทะเบียนอาจจะพิจารณาเกี่ยวกับการบันทึกการตอบคำถามของผู้ถือหุ้นดังกล่าวไว้ในรายงานการประชุม AGMให้เป็นไปอย่างเหมาะสมด้วย ทั้งนี้ บริษัทจดทะเบียนแต่ละบริษัทสามารถพิจารณาดำเนินการได้ตามที่บริษัทจดทะเบียนเห็นสมควร นอกจากนี้ เพื่อให้ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมได้รับทราบเกี่ยวกับการอำนวยความสะดวกที่บริษัทจดทะเบียนจัดให้มีขึ้น บริษัทจดทะเบียนควรมีการระบุเรื่องดังกล่าวไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทจดทะเบียนหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SET Link) ด้วย อย่างไรก็ดี การดำเนินการดังกล่าวจะถือเป็นเพียงการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ถือหุ้นเท่านั้น โดยบริษัทจดทะเบียนยังคงมีหน้าที่ที่จะต้องจัดประชุม AGM ให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดไว้

4. กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้มีการออกประกาศเรื่องมาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมของนิติบุคคล พ.ศ. 2563 โดยกำหนดว่า“บริษัทมหาชนจำกัดรายใดที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 จนทำให้เกิดเหตุขัดข้องไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดเมื่อได้ดำเนินการจัดประชุมแล้ว ให้มีหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อนายทะเบียนเป็นรายกรณีไป” ดังนั้นหากบริษัทจดทะเบียนรายใดมีการจัดประชุม AGM ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ขอให้บริษัทจดทะเบียนรายนั้นดำเนินการตามแนวทางหรือคำแนะนำของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในเรื่องดังกล่าวต่อไป

5. เพื่อประโยชน์ในการดูแลสุขภาพของผู้ถือหุ้นและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม AGM จึงขอแนะนำให้บริษัทจดทะเบียนพึงปฏิบัติตามคำแนะนำของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข เรื่อง การป้องกันควบคุมโรคไวรัสโคโรนา 19 (COVID-19) สำหรับการจัดการประชุม สัมมนา หรือกิจกรรมอี่นที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน (สามารถดูรายละเอียดได้ที่https://ddc.moph.go.th/viralpneumonia/int_activity.php)  ทั้งนี้ บริษัทจดทะเบียนควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงเกี่ยวกับมาตรการของบริษัทจดทะเบียนในการป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 ไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทจดทะเบียนหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SETLink) ด้วย ทั้งนี้ หากบริษัทจดทะเบียนมีข้อติดขัดหรือมีข้อสงสัยใด ๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดประชุม AGM สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เจ้าหน้าที่ตลาดหลักทรัพย์ฯ (Relationship Management) ที่ดูแลอำนวยความสะดวกของแต่ละบริษัทได้